Lo de hoy, más que un post, es una invitación a
reflexionar sobre nuestro día a día; os invito a leerlo:
El siguiente texto es la conversación de Bubba con
Forrest en “Forrest Gump”: ¿lo recordáis?:
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| Reuniones |
“Las gambas son la fruta del mar, pueden hacerse a la brasa,
cocidas, al horno, al vapor, salteadas, se pueden hacer pinchos de gambas,
gambas criollas, guiso de gambas, gambas fritas, rebozadas, sofritas o gambas
con piña, gambas al limón, gambas con mango, con pimientos, sopa de gambas, en
estofado, en ensaladas, gambas con patatas, hamburguesa de gambas, sándwich de
gambas y… creo que eso es todo.”
Pues bien, algo similar ocurre con las reuniones en el día a
día; existen y forman parte del flujo de actividad de la empresa, por ellas
discurre la información y se toman decisiones clave para pasar a la acción;
pueden ser en grupos, de sólo dos personas, con equipos interdepartamentales,
con clientes, proveedores,.. se pueden convocar para pensar, discutir, decidir,
demoler, para decretar, para hacer ostentación de poder,.. pueden ser con
antiguos conocidos, personas que acabamos de conocer, por vía tradicional, por
Skype, por videoconferencia, ..pueden ser rutinarias, planificadas,
espontáneas…en el pasillo, en una sala previamente reservada, en la máquina del
café…y seguro que se os ocurren muchas más variaciones.
Las reuniones
forman parte de la función directiva, tanto, que raro es el día que no tenemos,
al menos una de ellas ; son clave para la
toma de decisiones que determinarán los hechos futuros y el porvenir de la
empresa.
Además, hoy en
día en que se impone el trabajo en equipo y el pensar en grupo para conseguir
un fin concreto, los equipos han de reunirse como forma de mantener la
identidad, dilucidar cómo va la evolución del trabajo y situarse en la
globalidad de la organización.
PERO, ¿quién no
ha asistido a alguna reunión improductiva? ¿Quién no ha escuchado una historia
sobre lo tediosa que ha resultado y la pérdida de tiempo que ha supuesto, sin
ninguna conclusión que nos llevara a la acción, o, peor, con la única
conclusión de tener otra reunión?,
....eso sin olvidarme de las reuniones periódicas, un auténtico peligro cuando se pierde el
sentido de por qué se celebran y con qué fin, nadie las pone en tela de juicio
y actúan más como reunión social, terapia o escaqueo; a veces, sí tienen
objetivos pero estos son fácilmente alcanzables de otras formas con lo que ¿es
necesaria la reunión?¿merece la pena el gran coste que supone?
Los motivos de
una mala reunión normalmente, no son un gran misterio: puede ser que fuera
innecesaria (podía tratarse de un asunto fácilmente solucionable por otra vía,
ya que no necesitara discusión), que se celebrara por un motivo inadecuado
(directivos que quieren que les apoyen en una decisión ya tomada), sin motivo
concreto de forma que las personas no tengan claro su papel , o bien, puede ocurrir que las personas convocadas no fueran las indicadas al tipo de discusión requerida, ...y luego están las que se celebran a los
5 minutos de la hora de salida ….así, nadie está en disposición de participar,
escuchar y ser creativo.
Esta es la parte negativa de algunas reuniones, pero también he asistido a muchas exitosas, y he salido de ellas con la sensación del éxito reconfortante (sobre
todo, si el tema que se trataba era espeso, me había llevado trabajo y creí que
no lo controlaba), y la confianza de que el mundo no se enfrenta a mí de la
forma hostil que me había imaginado, con el coraje restablecido y con ganas de
seguir trabajando en cuanto volviera a mi mesa.
¿y qué
determina que una reunión sea exitosa? ?¿qué hace que salgamos reforzados o ,
al revés, con todo el trabajo echado por tierra pero con vitalidad para
orientarlo por el camino adecuado?
...en mi opinión,
antes de la reunión es necesario que el
objetivo esté claro para todas las personas y que todas seamos conscientes de
que nuestra actitud vá a influir en el resultado de la reunión, durante
es necesario que sea bien dirigida para evitar situaciones de frustración y
confusión en los integrantes y, después de ella, la certeza
del éxito es que de ella se deriven acciones, lista de tareas claras, fechas, …quizá
el haber concretado el trabajo a realizar o incluso el cambiar la orientación…pero
es un tema abierto y seguro que cada persona tiene experiencias diversas..
¿Qué opináis
vosotros?